.

Privacyverklaring Algemeen

Datum laatste wijziging: 21 juni 2018

CSG De Waard neemt privacy serieus. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, met welk doel wij dit doen en hoe wij ervoor zorgen dat deze persoonsgegevens goed zijn beveiligd.

Privacybeleid

CSG De Waard verwerkt, beheert en beveiligt persoonlijke gegevens als verwerkingsverantwoordelijke met de grootste zorgvuldigheid. Wij bieden onze leerlingen een veilige leeromgeving en onze medewerkers een veilige werkplek. We voldoen daarbij aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en nationale wetgeving aan ons stelt. Hoe wij aan deze eisen voldoen hebben wij vastgelegd in ons Privacyreglement dat u kun vinden op onze website www.csgdewaard.nl, kopje Over de waard, Privacy.

Het betreft de manier waarop we persoonsgegevens van onze betrokkenen verkrijgen, bewaren, beheren en weer verwijderen.

Persoonsgegevens die wij verwerken

CSG De Waard verwerkt persoonsgegevens van leerlingen, personeel, bezoekers en andere personen. Een deel van die persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreeks van de betrokkenen. Bijvoorbeeld de NAW-gegevens via het inschrijvingsformulier voor leerlingen en bij het in dienst nemen van personeel. Een deel van de persoonsgegevens die wij verwerken verzamelen wij zelf, zoals voortgangsgegevens van leerlingen en gegevens over het functioneren van medewerkers. Verder ontvangen wij ook persoonsgegevens van derden.

Gegevens die wij niet van de leerling (of ouder(s) en/of verzorger(s)) hebben ontvangen en ook niet zelf hebben verzameld, ontvangen wij onder andere van de orthopedagoog of externe experts (met toestemming van ouders/verzorgers).

Gegevens die wij niet van de medewerker hebben ontvangen en ook niet zelf hebben verzameld, ontvangen wij onder andere van de Arbodienst, het UWV en Loyalis.

Van overige personen zoals sollicitanten en oud-leerlingen en oud-medewerkers verwerken wij ook gegevens.

Voor een volledig overzicht van alle gegevens die wij verwerken, verwijzen we u naar het Register van Verwerkingsactiviteiten, raadpleegbaar op onze website www.csgdewaard.nl, kopje Over de waard, Privacy.

Waarom wij persoonsgegevens gebruiken

Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens dient een doel. Bij elk doel hoort een grondslag uit de AVG, die de rechtmatigheid van de verwerking aangeeft. Met andere woorden: op grond waarvan verwerken wij dit persoonsgegeven? Zowel de doelen als de gronden van onze verwerkingen van persoonsgegevens moeten door CSG De Waard, als verwerkersverantwoordelijke, worden gedocumenteerd.

Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens hoofdzakelijk om onderwijs te organiseren.

Dit betekent dat wij persoonsgegevens van leerlingen gebruiken om onderwijs te geven en leerlingen begeleiding te bieden. Het voornaamste doel  van de verwerking van leerlinggegevens is het toelaten en inschrijven van de leerlingen en het organiseren en geven van onderwijs. Het betreft hier onder andere NAW gegevens, geboortedatum en geslacht. De voornaamste grond waarop we dit doen is het voldoen aan de wettelijke verplichting die op ons rust, namelijk het geven van onderwijs.

Persoonsgegevens van personeel gebruiken wij alleen met het oog op het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst. Het voornaamste doel van de verwerking van medewerkergegevens is het aangaan van de arbeidsovereenkomst, het vaststellen en uitbetalen van het salaris, het geven van leiding en begeleiding aan de medewerker en (indien van toepassing) het verstrekken van bedrijfsmedische zorg. De voornaamste grond waarop we dit doen is de noodzakelijkheid voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene een partij is.

De grondslag Gerechtvaardigd belang moet apart worden vermeld. Deze grondslag is voornamelijk gekoppeld aan het doel van de beveiliging van en het toezicht op personen, zaken en gebouwen. Specifiek doelt men hier op cameratoezicht en dat is in onze scholen alleen van toepassing op CBS De Molenwiek in Mijnsheerenland.

Wanneer de wettelijke gronden waarvoor geen toestemming is vereist niet van toepassing zijn op een persoonsgegeven en wij dit persoonsgegeven toch willen verwerken, zullen wij u daarvoor om uitdrukkelijke toestemming vragen.

Een volledig overzicht van alle doelen van gegevensverzameling en de AVG grondslag op basis waarvan wij deze gegevens verzamelen, is te raadplegen in het Register van Verwerkingsactiviteiten, te vinden op onze website www.csgdewaard.nl, kopje Over de waard, Privacy.

Beveiligen en bewaren

CSG De Waard neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Zo slaan wij persoonsgegevens op in systemen die beperkt toegankelijk zijn en maken wij gebruik van versleuteling. Deze maatregelen worden opgenomen in ons Beveiligingsbeleid.

Dit betekent onder andere dat:

- alleen medewerkers die direct belast zijn met de verwerking van een bepaald persoonsgegeven toegang hebben tot de bijbehorende applicaties en (digitale) dossiers;

- medewerkers worden verplicht zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens;

- CSG De Waard een sterk wachtwoordbeleid heeft.

De verzamelde persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. Gegevens van leerlingen en medewerkers verwijderen wij uiterlijk na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn. Voor een volledig overzicht van alle bewaartermijnen, verwijzen we u naar het Register van Verwerkingsactiviteiten, raadpleegbaar op onze website www.csgdewaard.nl, kopje Over de waard, Privacy.

Deelt CSG De Waard persoonsgegevens met derden?

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. U kunt hierbij denken aan leerlinggegevens die nodig zijn voor de overgang naar het voortgezet onderwijs. Of aan personeelsgegevens die nodig zijn om het ABP pensioen op te bouwen. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van de school en/of stichting worden afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat uw gegevens ook daar goed zijn beveiligd.

CSG De Waard maakt via Google gebruik van clouddiensten waarbij gegevens op een server in het buitenland kunnen worden opgeslagen. Meer informatie daarover kunt u vinden op Google Cloud Help, Privacy en beveiliging. https://support.google.com/googlecloud/answer/6056694?hl=nl.

Veel organisaties die gegevens in het onderwijs verwerken, hebben zich aangesloten bij het Privacyconvenant onderwijs en gebruiken de Verwerkersovereenkomst 3.0. Op deze manier wordt goede omgang met gegevens gewaarborgd. Hoe het Privacyconvenant werkt en welke leveranciers zich daarbij hebben aangesloten, kunt u vinden op https://www.privacyconvenant.nl.

Wanneer leveranciers niet zijn aangesloten bij het convenant, raadden wij hen met klem aan de Verwerkersovereenkomst 3.0 te gebruiken of op een ander manier afdoende te bewijzen dat zij voldoen aan de AVG.

Melding klacht

Ook als u een klacht meldt bij onze organisatie, zullen uw gegevens worden verwerkt. U kunt daarom ook een melding doen bij de door onze stichting aangewezen vertrouwenspersoon. Deze persoon kan door u in vertrouwen worden benaderd. Deze gegevens zullen zonder uw toestemming niet worden gedeeld met de schoolleiding. Voor meer informatie over de klachtenregeling en de vertrouwenspersoon verwijzen wij u naar de voor onze organisatie vastgestelde klachtenregeling (https://csgdewaard.nl/over-de-waard/organisatie/klachtenprocedure).

Welke rechten heb ik?

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens, eerder gegeven toestemming in te trekken en u heeft het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook kunt u in voorkomende gevallen aan de stichting vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of om uw gegevens aan uzelf of aan een derde partij over te dragen.

Wilt u gebruik maken van (een van) deze rechten of heeft u vragen over hoe wij omgaan met privacy en persoonsgegevens. Dan kunt u contact opnemen met het bestuur via bestuur@csgdewaard.nl of rechtstreeks met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming via fg@privacyopschool.nl

Heeft u een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem ook dan contact op met onze FG via de hiervoor genoemde contactgegevens. Mocht u er samen met ons onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens).

Aan een verzoek of klachtenprocedure via het bestuur of de FG zijn geen kosten verbonden, tenzij de verzoeken c.q. klachten ongegrond of buitensporig zijn. U krijgt uiterlijk binnen de wettelijke termijn van een maand antwoord (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-europese-privacywetgeving/rechten-van-betrokkenen?qa=verzoek).

Geautomatiseerde besluitvorming

CSG De Waard maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

 Aanpassen privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Op deze website plaatsen wij eventuele herziene versies. Als een herziene versie wordt geplaatst zorgen wij voor een duidelijke melding hiervan met informatie over de belangrijkste wijzigingen. Ook geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.

Mailadres CSG De Waard: bestuur@csgdewaard.nl.