Privacyverklaring Algemeen

CSG De Waard neemt privacy serieus. In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, met welk doel, en hoe wij deze beveiligen.

Datum laatste wijziging: 21 juni 2018

Privacybeleid

CSG De Waard verwerkt, beheert en beveiligt persoonlijke gegevens als verwerkingsverantwoordelijke met de grootste zorgvuldigheid. Wij bieden onze leerlingen een veilige leeromgeving en onze medewerkers een veilige werkplek. We voldoen daarbij aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en nationale wetgeving aan ons stelt. Hoe wij aan deze eisen voldoen, hebben wij vastgelegd in ons Privacyreglement. Het betreft de manier waarop we persoonsgegevens van onze betrokkenen verkrijgen, bewaren, beheren en weer verwijderen.

Persoonsgegevens die wij verwerken

CSG De Waard verwerkt persoonsgegevens van leerlingen, personeel, bezoekers en andere personen. Een deel van die gegevens ontvangen wij rechtstreeks van de betrokkenen, bijvoorbeeld de NAW-gegevens via het inschrijvingsformulier voor leerlingen en bij het in dienst nemen van personeel. Een deel verzamelen wij zelf, zoals voortgangsgegevens van leerlingen en gegevens over het functioneren van medewerkers. Verder ontvangen wij ook persoonsgegevens van derden.

• Gegevens die wij niet van de leerling (of ouders/verzorgers) hebben ontvangen en ook niet zelf hebben verzameld, ontvangen wij onder andere van de orthopedagoog of externe experts, met toestemming van ouders/verzorgers.
• Gegevens die wij niet van de medewerker hebben ontvangen en ook niet zelf hebben verzameld, ontvangen wij onder andere van de Arbodienst, het UWV en Loyalis.
• Van overige personen zoals sollicitanten, oud-leerlingen en oud-medewerkers verwerken wij ook gegevens.

Voor een volledig overzicht van alle gegevens die wij verwerken, verwijzen we u naar het Register van Verwerkingsactiviteiten.

Waarom wij persoonsgegevens gebruiken

Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens dient een doel. Bij elk doel hoort een grondslag uit de AVG, die de rechtmatigheid van de verwerking aangeeft. Zowel de doelen als de gronden van onze verwerkingen worden door CSG De Waard, als verwerkingsverantwoordelijke, gedocumenteerd. Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens hoofdzakelijk om onderwijs te organiseren.

Dit betekent dat wij persoonsgegevens van leerlingen gebruiken om onderwijs te geven en begeleiding te bieden. Het voornaamste doel is het toelaten en inschrijven van leerlingen en het organiseren en geven van onderwijs. Het betreft onder andere NAW-gegevens, geboortedatum en geslacht. De voornaamste grond is het voldoen aan de wettelijke verplichting die op ons rust, namelijk het geven van onderwijs.

Persoonsgegevens van personeel gebruiken wij alleen met het oog op het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst: het aangaan van de arbeidsovereenkomst, het vaststellen en uitbetalen van het salaris, het geven van leiding en begeleiding en, indien van toepassing, het verstrekken van bedrijfsmedische zorg. De voornaamste grond is de noodzakelijkheid voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is.

De grondslag gerechtvaardigd belang is voornamelijk gekoppeld aan de beveiliging van en het toezicht op personen, zaken en gebouwen. Specifiek gaat het om cameratoezicht, dat in onze scholen alleen van toepassing is op CBS De Molenwiek in Mijnsheerenland. Wanneer de wettelijke gronden waarvoor geen toestemming is vereist niet van toepassing zijn en wij een persoonsgegeven toch willen verwerken, vragen wij u daarvoor om uitdrukkelijke toestemming.

Beveiligen en bewaren

CSG De Waard neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Zo slaan wij gegevens op in systemen die beperkt toegankelijk zijn en maken wij gebruik van versleuteling. Deze maatregelen zijn opgenomen in ons Beveiligingsbeleid. Dit betekent onder andere dat:

• alleen medewerkers die direct belast zijn met de verwerking van een bepaald persoonsgegeven toegang hebben tot de bijbehorende applicaties en (digitale) dossiers;
• medewerkers verplicht worden zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens;
• CSG De Waard een sterk wachtwoordbeleid heeft.

De verzamelde persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. Gegevens van leerlingen en medewerkers verwijderen wij uiterlijk na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn.

Deelt CSG De Waard persoonsgegevens met derden?

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. U kunt denken aan leerlinggegevens die nodig zijn voor de overgang naar het voortgezet onderwijs, of aan personeelsgegevens die nodig zijn om het ABP-pensioen op te bouwen. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van de school of stichting maken wij afspraken om ervoor te zorgen dat uw gegevens ook daar goed zijn beveiligd.

CSG De Waard maakt via Google gebruik van clouddiensten, waarbij gegevens op een server in het buitenland kunnen worden opgeslagen. Veel organisaties die gegevens in het onderwijs verwerken, hebben zich aangesloten bij het Privacyconvenant onderwijs en gebruiken de Verwerkersovereenkomst 3.0. Wanneer leveranciers niet zijn aangesloten bij het convenant, raden wij hen met klem aan de Verwerkersovereenkomst 3.0 te gebruiken of op een andere manier afdoende te bewijzen dat zij voldoen aan de AVG.

Melding klacht

Ook als u een klacht meldt bij onze organisatie, worden uw gegevens verwerkt. U kunt een melding doen bij de door onze stichting aangewezen vertrouwenspersoon. Deze persoon kan door u in vertrouwen worden benaderd en deelt deze gegevens zonder uw toestemming niet met de schoolleiding. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de vastgestelde klachtenregeling.

Welke rechten heb ik?

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens, eerder gegeven toestemming in te trekken en uw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook kunt u in voorkomende gevallen vragen om de verwerking te beperken of om uw gegevens aan uzelf of aan een derde over te dragen.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten of heeft u vragen over hoe wij omgaan met privacy en persoonsgegevens? Neem contact op met het bestuur via bestuur@csgdewaard.nl of rechtstreeks met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming via fg@privacyopschool.nl.

Heeft u een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem ook dan contact op met onze FG. Komt u er samen met ons onverhoopt niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Aan een verzoek of klachtenprocedure via het bestuur of de FG zijn geen kosten verbonden, tenzij de verzoeken of klachten ongegrond of buitensporig zijn. U krijgt uiterlijk binnen de wettelijke termijn van een maand antwoord.

Geautomatiseerde besluitvorming

CSG De Waard maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

Aanpassen privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Op deze website plaatsen wij eventuele herziene versies. Als een herziene versie wordt geplaatst, zorgen wij voor een duidelijke melding met informatie over de belangrijkste wijzigingen. Ook geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd. Mailadres CSG De Waard: bestuur@csgdewaard.nl.